誰でも使えるインターネット共有フォルダ | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

誰でも使えるインターネット共有フォルダ

情報共有の一環として、最近ではどこの会社でも共有フォルダを利用していると思います。耳慣れない方のために簡単に説明しますと、通常、パソコンで作成した資料は自分のパソコン上に保存しますが、中には部署内またはプロジェクト内等で共有すべき情報もあり、そういったものを個人のパソコンの中に保存していたのでは情報の伝達も遅れ、業務効率の低下を招きます。

共有すべき情報は関係者なら誰でも見れる場所に置くべきでしょう。それを実現する手段が共有フォルダです。個人のパソコンとは別のパソコン(サーバ)を用意し、社内ネットワーク上からIDとパスワードを入力し、共有スペースに入り、自分を含む関係者の作成した資料を保存・閲覧・更新することができるようになります。

しかし、この優れた仕組みにも大きな欠点があります。それは、「社内ネットワーク上でないと利用できない」ということです。ネットワークの仕組み上、一つの会社(建物)内であれば、外部(インターネット)に公開しなくても共有フォルダへのアクセスが可能なのですが、一度社内を出るとそこはインターネットの世界。共有フォルダが見れなくなってしまいます。

ある程度の規模を持つ企業では、強固なセキュリティを設定することにより外部から関係者のみのアクセスを可能としていますが、小企業や単一プロジェクトのためにそこまですることは採算が合いません。

それではどうすればいいか。方法はいくつかあるのですが、今回はお手軽で個人でも利用できるものをご紹介します。以前からメディアにも取り上げられているのですが、グーグルが提供するGMail(無料ウェブメール)の付随サービスとして「GMail Drive」というものがあります。興味のある方は以下の手順によりまずはインストールしてみてください。

事前準備

  • こちらよりGMailアカウントを新規作成

※ 他者と共有する場合は全員が同じID(メールアドレス)とパスワードを利用します。

インストール

  • こちらより専用ソフトをダウンロード
  • ダウンロードしたファイルを解凍
  • フォルダごと任意のインストールディレクトに貼り付け(例:C:Program FilesGoogle)
  • フォルダ内の「Setup.exe」をダブルクリック

この作業が完了するとマイコンピュータの中に「 Drive」という表示を出てきますので、ダブルクリックしてください。ここでIDとパスワードを聞かれますので、事前に作成したGMailアカウントの情報を入力し、ログインします。そうすると6GB強(2008年2月28日現在)のディスクスペースが表示されるので、あとはここに共有したい資料を置いていくだけです。

是非、ご自身のワークスタイルにあった活用をしてみてください。