無料ソフトの仕事活用術 - ストレージ編 | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

無料ソフトの仕事活用術 – ストレージ編

特に小企業やSOHOにオススメしたい無料ソフトの仕事活用術になります。今回取り上げるのはストレージ。職場で共有フォルダというものを使用していないでしょうか。大多数は1台のパソコンのあるフォルダに共有設定を行い、他のPCから閲覧・編集・削除ができるようにしているはずです。

共有フォルダで一元管理することでデータは常に最新の状態が保たれ、仕事効率を上げてくれます。しかし、利用者は慣れてくるといろいろな要望を持ち始めます。

以下のような状況や要望に遭遇したことはないでしょうか。

  • アクセス数が上限に達し、共有フォルダに入れない
  • 自宅や外出先からも共有フォルダをのぞきたい

ある程度の規模の企業やシステム知識が豊富な方以外にはありがちなものです。多くの方が共有フォルダの環境にWindows(特にXP)を使用しています。XPで共有フォルダ環境を用意した場合、Home Editionでは同時アクセスは5ユーザ、Professional Editionでは10ユーザという制限があります。これがあるために生じる現象が前者になります。

また、後者については複雑なシステム知識を習得するか、有償サービスを使用しない限り、実現は難しいと思われがちです。

しかし、いずれも無料ソフトを使用することである程度対応ができます。その最たる例が「Dropbox」です。英語環境なので、若干、抵抗があるかもしれませんが、そこが我慢できるのであれば、上記の問題は解決します。

利用者の各パソコンにDropboxをインストールし、共通アカウントをひとつ作成し、同じものでログインを行います。Dropboxは、パソコンの中に専用のフォルダを自動作成し、ウェブ上のメインデータとリアルタイムで同期を取るというものです。

仮にAさんが営業資料を作成し保存すると、その数秒~数分後にはBさんのパソコンにも同じファイルが自動でダウンロードされます。逆に削除した場合も同様のことが起こります。自宅のパソコンにDropboxをインストールすれば、こちらも同様です。

ただし、Dropboxは初期段階では2GBまでの容量しかなく、無料で使用できる上限は10GBとなっています。それ以上は有償になりますので、データ量に応じてご利用ください。