GMAIL - 連絡先の使い方と留意点 | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

GMAIL – 連絡先の使い方と留意点

グーグル連絡先

GMAILで使用する連絡先は、そのものが単体でグーグル連絡先と呼ばれ、GMAILだけではなく、カレンダーやその他の一部のアプリケーションでも使用される重要な機能です。今回はその連絡先の使い方と留意点について触れていきます。連絡先を開くには、GMAILを開き、左サイドメニューから「連絡先」をクリックします。

新しい連絡先

まずは個人の連絡先の登録方法です。上図にある2つの赤枠のうち、左側のアイコン「新しい連絡先」をクリックします。展開された下図で必要項目に入力を行います。最後に上部にある「保存」をクリックすれば登録は完了です。

新しい連絡先

登録する連絡先によってはメールアドレスや住所を複数入力することがありますが、その場合は項目名右横にある「追加」というリンクをクリックして下さい。自由に追加・削除ができます。

新しいグループ

仕事関係者の場合、連絡先をグルーピングする必要がでてきます。上図では山田商事に属する山田さんですので、グループとして山田商事を作成します。最初の図の右の赤枠「新しいグループ」をクリックします。グループ名を入力するウィンドウがポップアップしてくるので、任意のグループ名(ここでは山田商事)を入力し、「OK」を押します。すると、下図のように「山田商事」が追加されます。

グループへの割り当て

作成したグループに既存の連絡先を割り当てる場合は、対象となる連絡先を選択し、詳細内容が表示された状態で、上部メニュー「グループ」をクリックし、ドロップダウンリストの中から作成したグループを選択します。

グループへの割り当て

連絡先の数が多くなると目で追って探すのは大変です。連絡先にはキーワード検索機能もついていますが、グルーピングしておくことでより使いやすく成ります。

連絡先のインポート

既存で別のメールクライアントを使用している場合、手入力するのは手間です。CSVファイル等に出力し、その内容をインポートすることもできます。下図のように右上にある「インポート」をクリックするとインポート画面が表示されるので、対象ファイルを参照し、「インポート」をクリックします。

連絡先のインポート

万一、上手くインポートできない場合は少々面倒ですが、CSVファイルをグーグル連絡先のフォーマットに編集した方がよいでしょう。

留意点

グーグル連絡先は他のアプリケーションとの連動を考慮された優れたアプリケーションですが、スタンドアロンのメールクライアントと比較すると一点、気になる部分が有ります。通常、グループを作成した場合、グループに対してメール一括送信が可能ですが、グーグル連絡先ではそれができません。連絡先を一件一件選択しなければならないので、ここは非常に手間です。グーグルグループを使用して回避する方法もありますが、標準で対応していただきたいというのが、個人的な本音です。

また、グループを階層管理できないことも改善点として挙げられるかもしれません。

それでもグーグル連絡先は無償で使えるウェブアプリケーションとして非常に魅力的なものです。今後の改善が楽しみです。