Google Apps Week – DAY4 カレンダー

2010年3月4日

グーグルカレンダーは、グループウェアにおいてスケジュール管理の役割を担います。個人のスケジュールだけではなく、第三者と共有することもできるため、実際にビジネスで利用する企業も増えています。スケジュールを共有する際は相手を指定するので、不特定多数に公開されることもありません。

上図はカレンダーを開いた際に表示される画面（月単位）です。画面向かって左には、上から「予定を作成」「ToDoリスト」「ミニカレンダー」「マイカレンダー」「他のカレンダー」があり、右には月単位でのスケジュールが表示されています。概念を理解するためにポイントとなる箇所を簡単に説明します。

まずは「マイカレンダー」です。こちらは自分のスケジュールを意味します。一般的には、ビジネスとプライベートで分けると思いますが、必要に応じてさらに分割していただいても構いません。分割することによるメリットは後述する「共有」機能にて、第三者に公開するスケジュールと非公開にするスケジュールとを分けるためです。組織間を跨ぐプロジェクトがある場合は、プロジェクト名でカレンダーファイルを追加作成し、プロジェクトメンバーのみに公開するなどの設定が可能です。

それに対し、「他のカレンダー」は自分以外のスケジュールを意味します。共有された他者のカレンダーがここに表示されます。

画面右のスケジュール右上部には、印刷・日・週・月・予定リストとありますが、印刷を除いた項目は表示方法の指定になります。

カレンダーの基本的な見方を理解したところで、各操作説明に移りたいと思います。

初期設定

初期設定はカレンダーを使い易くしたり、ビジネスで利用する上で第三者と共有し、グループウェアとしてのカレンダーの利便性を向上させるために行います。

全般

全般については以下の設定をそのまま行っていただければ良いと思います。

カレンダー

ここでは前段で述べたカレンダーの「共有」設定を行います。「マイカレンダー」の中に作成済みのカレンダーファイルが表示されているので、共有したいファイル名の右横にある「このカレンダーを共有」をクリックします。

クリック後、下図に遷移しますので、「メールアドレスを入力してください」と書かれたテキストボックスに自分のカレンダーを共有したい人のメールアドレスを入力します。「権限の設定」では、相手に対する自分のカレンダーへの権限をドロップダウンリストより選択します。最後に「ユーザーを追加」ボタンを押すと、相手に共有の通知がメールされ、完了です。一度に複数名の共有指定ができるので、ビジネスユースにも役立ちます。

カレンダーファイルの作成

カレンダーファイルの重要性は既に述べましたので、次はファイルの作成方法について触れます。方法は二通りあります。ひとつめは、[設定] – [カレンダー] の画像から確認できますが、マイカレンダーのファイル一覧の下部に「新しいカレンダーの作成」ボタンがあるので、こちらをクリックする方法、ふたつめは、画面左の「マイカレンダー」の枠下にある「作成」をクリックする方法です。共にクリック後、任意の名前を付与すればファイルが追加されます。

スケジュールの作成・編集・削除

画面左上部にある「予定を作成」をクリックすると下図が展開されます。

タイトル、日付、場所等をご入力いただき、「カレンダー」では登録するカレンダーファイルを指定します。共有している場合、ここで指定を間違えると誤って公開されてしまうので、ご注意ください。オプションでは主に「通知」設定を行います。さらに社内会議等で第三者に参加依頼を出したい時は「ゲスト」に相手のメールアドレスを入力します。カンマ区切りまたは改行することで複数名の指定も可能です。

最後に「保存」をクリックするとカレンダーへ登録されます。また、下図のように登録された予定をクリックするとポップアップが上がり、そこから編集および削除ができます。