Google Apps Week – DAY3 GMAIL | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

Google Apps Week – DAY3 GMAIL

GMAILはグーグルが提供する無料メールサービスであることは周知の事実ですが、独自ドメインを使用してメールの送受信ができるなど細かなオプション機能があることを知っているユーザは以外に少なく、Microsoft Office OutlookやMozilla Thunderbirdと比べても劣らない機能を持っています。三日目の今日はそのGMAILの各種機能について触れていきます。

受信トレイ

iGoogleをダッシュボードとしてGMAILにアクセスすると初めに表示されるのが上図のような画面になります。一見していただければ分かると思いますが、画面向かって左にメニューが配置され、右には受信したメール一覧が表示されています。具体的な操作方法を機能単位で確認します。

初期設定

iGoogle同様、まずは使い易くするために初期設定を行います。また、今回は独自ドメインでのメール送受信を想定していますので、併せて説明します。画面右上(最上部)にある「設定」をクリックします。設定では11個のタブがあり、以下ではその中の3個で設定を行います。

① 全般
ここでの設定は二箇所。初めに「接続方法」です。少しでも安全性を考慮し、接続には「常に https を使用する」をチェックしておいた方がよいでしょう。次に「署名」ですが、通常のメール同様、事前に署名を登録しておくことで、本文に自動挿入されます。独自ドメインでメールを送信する場合、大半は企業になりますので、氏名の他、会社名、部署名、連絡先などを入れておくのが一般的です。

設定(全般)

② アカウントとインポート
こちらでも設定は二箇所になります。

初めに「名前:」ですが、「別のアドレスからメッセージを送信」ボタンをクリックすると下図左が表示されるので、名前(送信者として表示)およびメールアドレスに自身の内容を入力し、「次のステップ」をクリックします。下図右に遷移するので、可能であれば独自ドメインの「SMTP サーバー経由で送信する」を選択し、必要な情報を入力してください。レンタルサーバの中には、GMAILからの経由ができないことがありますので、その場合は「 経由で送信する」のまま「次のステップ」をクリックします。後者を選択した場合でも送信者のメールアドレスは独自ドメインになるので、ご安心ください。

別のアドレスからメッセージを送信

次画面で「確認コードを送信」すると入力したアドレスにメールが送られてくるので、そこに記載された確認コードをコピペで確認コード欄に張り付け、確認ボタンを押すと「名前:」にアドレスが追加されます。この時点ではGMAILのアドレスがデフォルトになっているので、追加したアドレスを「デフォルトに設定」しておきましょう。

また、プライベートでGMAILを使用する方は「別のアドレスからメッセージを送信」ボタンの下にある「メッセージの受信時:」で「メールを受信したアドレスから返信する」にチェック入れておきます。

二つ目の設定は「POP3 を使用したメッセージの確認:」になります。「POP3のメールアカウントを追加」ボタンをクリックし、下図左を表示させます。メールアドレスを入力し、「次のステップ」をクリック、さらに次画面で情報入力を行い、最後に「アカウントを追加」を押下します。

POP3のメールアカウントを追加

両設定が完了すると「アカウントとインポート」画面では下図のように表示されます。

アカウントとインポート

③ Labs
項目を飛ばし、「Labs」を開きます。ここでは、オプション機能の追加を行うのですが、便利ですので、以下については「有効にする」にチェックを入れておいてください。最後に画面最下部にある「変更を保存」を押し忘れないようにご注意ください。

  • メールで Google ドキュメントをプレビュー
  • 返信定型文
  • 常に全員に返信
  • 既定の書式スタイル
  • 送信取り消し

受信メールの閲覧と返信・転送

GMAILのトップ画面に受信メール一覧が表示されているので、任意のものをクリックすると下図のようにメッセージが展開されます。メッセージ本文の末尾には、「返信」および「転送」のリンクが張られています。または、初期設定の際、Labsにおいて「常に全員に返信」を有効にしたため、右上には「全員に返信」が表示されています。目的に応じてこれらのリンクをクリックするとメール作成画面に移ることができます。

受信メールの閲覧と返信・転送

メールを作成

新規でメールを作成する場合、左側のメニュー最上部にある「メールを作成」をクリックします。すると下図のような作成画面が表示されるので、宛先(TO:)、件名、本文を入力し、「送信」ボタンを押します。登録済みの連絡先を呼び出す場合は「TO:」をクリックすると別ウィンドウがポップアップし、一覧が表示されるので、任意の宛先を選択してください。

メールを作成

ちなみに「FROM:」には、[設定] – [アカウントとインポート] で「デフォルトに設定」したアドレスが表示されます。別のアドレス(GMAIL)で送信したい場合、ドロップダウンリストから選択してください。

GMAILを独自ドメインで使用する場合の基本的な操作は以上です。しかし、実際には、メッセージのスレッド管理への理解、既存メーラーからの連絡先やメッセージの移行、フォルダ(ラベル)への自動振り分け(フィルタ)など知っておくべき内容がまだあります。これらについて記載すると内容が膨れ上がるので、Google Apps Week終了後、個別にHOWTOとして書かせていただきたいと思います。