小企業や個人事業主が無料でできるIT環境整備 | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

小企業や個人事業主が無料でできるIT環境整備

小企業や個人事業主の方で、IT環境整備をご検討されている場合、無料サービスだけで、以下のようなニーズがまかなえてしまうことはご存知でしょうか。必要以上に初期費用や運用費を掛けず、まずは無料サービスからお試しされることをお奨めします。

社内資料(データ)の共有化とバックアップ

一般的に共有フォルダと呼ばれる機能です。自社でサーバを構えることも良いですが、数名の利用者だけであれば過剰投資にも成り兼ねません。Dropboxという最大10GBまで無料のオンラインストレージを使用すれば、自身のパソコン内にある特定のフォルダと他者のフォルダを常に同期した状態に保つことができます。仕組みは、データをインターネット上にあるDropboxのサーバ内に預け、誰かがデータの追加・変更・削除を行うと、それがリアルタイムで反映されるというものです。データは常にDropboxのサーバに保管させているので、人為または自然災害によりパソコンが破損しても復元することができます。

社内掲示板

前者と少々似た概念ですが、文字中心の資料を保管および共有するのに便利なサービスが「」です。平易な表現をすればオンラインメモ帳なのですが、メモをカテゴリー分けすることができるため、議事録や各種報告書等を保管しておくのに最適です。容量制限がなくインターネット接続ができない場所でも使用可能です。

グーグルが提供するGMAILは、優れたメールサービスです。独自のドメインを使用することもできますし、スパムブロック、振り分けルールの設定等、メールに必要な機能のほとんどを網羅しています。インターネットメールなので、パソコンにソフトウェアをインストールする必要もないですし、自宅のパソコンからもアクセス可能です。

スケジュール

こちらもグーグルが提供するカレンダーがオススメです。自分のスケジュールだけではなく、他者のスケジュールを共有することもでき、会議依頼にも対応しています。GMAIL同様、インターネットサービスになるので、場所や端末の制約なく利用することが出来ます。

社内通話

Skypeは、インターネット回線を利用した無料の通話サービスです。小企業では電話代も日々のランニングコストとして軽視できませんが、Skype間は通話料無料!インターネット接続環境さえあれば、地方出張や海外出張でも料金は掛かりません。また、有料サービスを使用すれば電話番号を付与することもでき、一般電話としても利用可能です。

ホームページとマーケティング

会社を運営する上で、ホームページも欠かすことはできません。無料でホームページのスペースを提供する企業が幾つかありますが、個人的にオススメしたいのが、Facebookです。全世界ですでに7億5千万人もの利用者が存在し、グーグル等の検索エンジンにもヒットしやすいので、マーケティング効果も期待することができます。もちろん、”とりあえず”フェイスブックページを構えるのではなく、どういったターゲットに対してメッセージを発信するのか、マーケティングの始点が重要になりますが、社員のFacebook利用も併せ、会社としてのメリットは大きいと思います。

上記に挙げたサービスは、すべてパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末などマルチな環境に対応しています。実際に利用してみると分かりますが、いずれもスモールビジネスにはマストアイテムと言えるものばかりで、考え方によっては様々な用途に活用できます。もし、これまで触れたことのないサービスがあれば是非、お試しください。