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電子ファックスの効果

E-MAILが普及してきた現代においてもファックスの需要は絶大で、業界によっては未だにファックス中心のやり取りをしている会社も珍しくありません。そこには、「取引先にインターネット環境がない」、「取引先がE-MAILはあるのに目を通さない」などといった背景があるようです。せっかく自社がITインフラを整備しても大切な取引先がそれに対応していないのであれば宝の持ち腐れになります。

しかし、数年前からこのファックスの電子化が進み、相手方が従来の紙ベースのファックスであっても、こちら側はすべてデータとして取り扱うことができるようになりました。電子ファックスの主な動機としては「コスト削減」が挙げられます。

単純に考えてもファックスを利用するには、回線利用料、ファックス機代、紙代、トナー代、業務用をリースしている場合にはさらに印刷代(コピー代)。改めて考えてみるとそこそこのコストがかかっていることがわかります。また、無差別な営業用チラシが送られてきたり、相手方の送信ミスで重複受信をしたりと、その度にコストが発生します。これを年間のランニングコストとして計算するとばかにはできません。

こういったことから電子ファックスの導入が進められているのですが、その効果は絶大です。月々の紙代、トナー代、印刷代などを導入前と導入後で見比べるとコストに明らかな変動が見られるので、一番身近なIT化とも言えるでしょう。

利便性という点で見ると効果はそれだけではありません。通常ファックスはかさばりますし、紙中心の管理であるため劣化が早いのですが、データとして管理をしておけば物理的なスペースは必要とされない上に、半永久的な保存ができ、取引先別や期間別などのファイリングも簡単にできてしまいます。こういったIT化は業務効率を向上させるとともにコスト削減に直結するものなので、中小零細企業では利益を上げるための方策の1つと言えるのではないでしょうか。

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