データ化のメリット・デメリット | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

データ化のメリット・デメリット

10~20年前と現在で比べ、データ化された身の回りのものはたくさんあります。プライベートで密接に関わっているものとしては写真・書籍・音楽、ビジネスでは顧客情報・各種資料・FAX紙などすべて日常に大きな意味を持つ情報ばかりです。情報量は刻々と増加しているので、紙面や人海戦術での管理には限界があるため、データ化され、パソコンや専用システムで管理されることが理想ですが、そこに抵抗を感じる方も少なくないでしょう。

そもそもデータ化によって享受できるメリットとは何か?また、その反対にデメリットとは何か?改めて考えてみたいとおもいます。

【メリット】
1. 情報の構造的管理および検索が容易
2. 省スペース
3. 情報が劣化しない
4. 二次加工・応用が容易
5. 各種費用削減

【デメリット】
1. 天災や人的ミスによるデータ消失の可能性有
2. 対面コミュニケーションの頻度低下
3. 情報改竄の危険性
4. 情報漏洩の危険性
5. 情報機器・システム運用コストの増加

メリットに関して細かい説明は不要でしょうが、データ化推進派の立場としては、デメリットをいかに解消するかということが問題です。

「1. データ消失の可能性」については一般的にバックアップ(コピー)で対応します。地震などの災害を考慮し、海外にデータセンターを置く企業も増えていますし、低料金での保管サービスもあります。

「2. 対面コミュニケーションの頻度低下」については、SNSやネット仲間と実際に会うオフ会などがあり、本来であれば出会うことのない人と話す機会を得ることができますが、仕事上の対面コミュニケーション頻度は一昔前と比べ、残念ながら低下しているでしょう。これは今後取り組むべき課題です。

「3. 情報改竄の危険性」および「4. 情報漏洩の危険性」については、企業がもっとも重視しているセキュリティ問題に直結します。パスワードや暗号化の設定、様々なセキュリティ対策を講じることで紙面管理と同程度の安全レベルにすることはできます。

「5. 運用コスト」は、システムが存在しなければ発生しない費用ですが、データ化(システム化)によって得られる仕事の効率化や革新的なワークフローを考えればトレードオフもしくは費用削減につながっているはずです。

私は、ICTに携わる仕事をしているため、偏った見方になっていると思いますが、中立的な考えを持たれている方、または反対派の方の意見もお聞きして、デメリットをメリットに変えていけるような仕組みを実現できるよう検討していきたいと思います。