共有フォルダの必要性 | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

共有フォルダの必要性

共有フォルダとは複数の利用者がアクセス可能なフォルダのことで、そこに様々な資料を置いておくことで全員が共有することができるというメリットがあります。要は共有することができれば、そこが個人のパソコンであろうが、社内のサーバであろうが、インターネットの向こう側であろうが、「共有フォルダ」と呼ばれるわけです。

仮に社内の特定の人が営業資料(売上管理や目標管理など)の更新を行っている場合、その人が自分のパソコンの中だけに当該資料を置いておけば、関係者は進捗を確認することができません。顧客情報を誰もが閲覧できる場所に置いていない場合、業務に支障をきたすことも考えられます。共同作業で制作する資料を各自が公開しなければ、期限に間に合わないかもしれません。こういった弊害を解消し、業務効率の向上を生むのが共有フォルダです。

最近ではSOHO規模の会社でも共有フォルダを利用しているところはありますが、中小企業全体で見るとまだまだその数は少ないと言えるでしょう。そうなると資料を仕上げてからメールで送る、もしくは、プリントアウトして提出するといったことを主体に業務を進めていくしかありません。管理者は急を要する件に関しては、仕上がりはもちろんですが、その過程も気になるはずです。途中経過でもいいから情報を知りたい。でも、担当者は出払っていて連絡が取れない。引き継ぎの資料の場所が分からない。こういった経験をされたことのある方がいらっしゃるはずです。

しかし、共有フォルダを利用すれば、こういった問題のほとんどは解決されます。共有フォルダとは情報共有のための基盤であり、情報共有は業務効率化を実現するための手段です。おそらくその利便性は実際に利用しないことには理解できないかもしれません。現代社会において情報を集中管理することは大切なことであり、業務効率だけではなく、セキュリティの観点からも非常に高いパフォーマンスを発揮します。

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