【テレワーク・在宅勤務】勤怠管理の課題と解決ツール「今まで通りじゃ無理な理由」

今までの方法が通用しない！テレワーク勤怠管理の課題

働き方改革により、自宅で働くテレワークを採用する会社が増えています。働き方の自由度が高まり従業員が働きやすくなるというメリットがある一方で、会社の目が届かないため従業員の勤怠管理が難しくなってしまうという課題も抱えています。

労働時間の把握が難しい

在宅勤務では作業と私生活の境界が曖昧になりやすく、実際の労働時間が不明瞭に。また、長時間労働や隠れ残業などもできてしまうので、過重労働のリスクも高まります。

労働状況の把握が難しい

オフィスのように勤務姿勢を直接確認できないため、仕事に集中できているか、業務上のトラブルが起きていないか、セキュリティ対策は万全かなど、実際の労働状況をリアルタイムで把握することが困難になります。

人事評価が難しい

業務に取り組むプロセスが見えにくくなるため、成果が数値化されにくい職種では評価基準が不明瞭に。成果主義への移行や新たな評価基準を検討する必要が出てきます。

手作業管理の負担

始業・終業時の電話やメール報告、Excelなどによる自己申告では、管理者の確認負荷が高くなります。従業員の自己申告に頼る部分も大きくなってしまうため、実際の労働時間との乖離、入力ミス、虚偽申告などのリスクを負います。

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テレワーク勤怠管理の従来手法

従来の手法には、電話やメール、Excelを使った管理などがあります。どの手法も従業員の自己申告になりやすく、勤怠の実態を客観的に把握する方法としては不十分でした。

電話・メールによる報告

急遽テレワークを導入した企業で多く利用されている方法。上司は、部下の人数分の報告を毎日２回も確認しなければならず、報告漏れのチェックなども考えると管理者の負担が大きすぎるやり方です。

Excelやスプレッドシートへの記入

管理者が一目で状況を把握できる一方、入力ミスや虚偽申告が発生しやすいというリスクも。また、労働状況をリアルタイムで把握することも困難です。

常時ウェブ会議接続やチャット報告

リアルタイムでの労働状況を可視化できるものの、監視される従業員の心理的負担が大きくストレスが生まれやすい方法。また、常時ウェブ会議を接続していると、パソコンの負担が大きくなるので、画面のフリーズや処理が遅くなるなど作業効率が落ちてしまうデメリットもあります。

「テレワーク勤怠管理ツール」を導入するメリット

テレワーク勤怠管理ツールを使えば、出社していない従業員の勤怠状況をリアルタイムで記録・集計が可能です。電話やExcelなど従来の管理方法で課題となっていた、管理コストや虚偽申告などの欠点も補うことができます。

どこからでも打刻できる

PCやスマートフォンから自分のアカウントにログインして出勤・退勤を登録するだけで打刻ができるようになります。自己申告に頼る従来手法と異なり、ネット経由で打刻する仕組みになっているため、客観的で正確な勤務時間を把握できます。また、記入ずれ、第三者による不正打刻、集計の手間も省けます。

勤怠情報の自動集計と業務効率化

出退勤データをもとに、複雑な労働時間（所定労働時間・残業時間・休日労働など）を自動計算でき、給与計算に必要な時間を大幅に削減できます。また、各種申請（有給申請・代休申請・残業申請など）や承認プロセスがシステム上で完結。バックオフィス業務の集計、確認作業の負担軽減にもつながります。給与ソフトや人事システムとも連携をすれば、さらに効率がアップ。人為的に発生する転記ミスもなくせます。

法改正への自動対応とアラート機能

クラウド型ツールはベンダーが最新の法令改正に対応したアップデートをするため、労働基準法改正があった場合でも自動的に適応することができます。残業が多い、有給休暇の取得が足りないといった警告するアラート機能があり、長時間労働の防止に役立ちます。

多様な働き方への対応

単に労働時間を記録するだけではなく、フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務など、従業員ごとの勤務区分に柔軟に対応することができます。また、シフト制の職場では、自動でシフトを作成・調整する機能を備えたツールも。作成したシフトは従業員へ即座に共有でき、管理者の手間を大幅に削減します。

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必要な機能は、すべて無料でカスタマイズ

企業ごとに必要な機能は異なります。TimeFlowでは、通常数十万円かかるような勤怠管理システムのカスタマイズが無料で可能。企業独自のニーズにも100%対応することができます。

（※ 大規模なカスタマイズには別途費用が発生します）

基本的な勤怠管理機能に、企業独自のルールをカスタマイズすることで、長く使いやすいツールに仕上げることができます。TimeFlowの勤怠システムでは、例えば、下記のような機能を実装します。

ワンクリック打刻

PC・スマートフォンを使った「ワンクリック打刻」で出勤・退勤・休憩を記録できます。 オンライン環境で打刻する仕組みになっているため、客観的で正確な勤務時間の把握が可能に。リアルタイムの勤務状況が一目で確認でき、誰でも迷わず使えるシンプルな設計です。

自動集計・CSV出力

詳細な勤怠記録を自動集計することで、従来の手作業集計から解放されます。複雑な労働時間（所定労働時間・残業時間・休日労働など）も自動で集計。月末の給与計算に必要なCSVファイルの出力がボタン一つで完了します。また、勤怠データを分析することで、労働時間の偏りを特定できるため、業務改善や人員配置の最適化にも繋がります。

アラート機能

打刻漏れや長時間労働を自動で検知し、管理者にアラートを送信。コンプライアンス違反を未然に防ぎ、従業員の健康管理をサポートします。

申請・承認フロー

残業申請、有給休暇申請などがシステム内で完結します。申請から承認まで全てデジタルで行うことで、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現します。

管理者は承認待ちの申請を一覧で閲覧でき、詳細の確認後は、ワンクリックで承認・差し戻しが可能に。 承認業務の効率化をサポートします。

複雑な機能が一切ないため、初めてシステム導入する企業やITが苦手な方にもおすすめ。現場を混乱させることなく、スムーズに使っていただけます。

外部システムとの連携

給与計算ソフト、人事管理システム、会計ソフトなど、お使いの業務システムとのAPI連携が可能。バックオフィス業務を一元管理することで業務負担を減らしつつ、人為的に発生する転記ミスもなくせます。

業界・企業独自の勤務ルールや複雑な労働制度への対応

建設業や医療、製造業などの業界では、業界特有の勤務体系があることも。カスタマイズを強みとするTimeFlowでは、一般的なフレックスタイム・フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務などをベースに業界や企業ごとに最適なシステムを構築します。

基本的にカスタマイズは無料で提供していますが、大規模な機能追加やシステム連携には別途費用がかかる場合も。詳細が気になる方は、こちらのお問い合わせフォームから気軽にご連絡ください。

サポート・価格

初期費用0円、月額利用料のみのシンプルな料金設定。

企業規模に合わせて選べる4つのプランをご用意しています。プランは後から簡単に切り替え可能です。

スタータープラン

月額980円 従業員数〜30名までの小規模企業にぴったりのプラン。

ワンクリックの打刻システムと勤怠の記録のみで十分という企業におすすめです。

スタンダードプラン

月額3,980円 従業員数〜50名までの小規模企業にぴったりのプラン。

ベースとなる基本機能がすべて使え、申請・承認フローとAPI連携（一部）が可能です。

ビジネスプラン

月額6,980円 従業員数〜100名までの中規模企業にぴったりのプラン。

API連携や高度なアラート機能が使えて、導入後も優先的なチャットサポートを受けられます。

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エンタープライズ

100円/人、従業員数101名以上の企業が選べるプラン。

無制限カスタマイズ、専用API開発、オンプレミス対応、専任サポートなどのフルサポートを受けることができます。

基本的には、従業員数に応じたプラン選びになりますが、それぞれ利用できる機能には差があります。企業規模に合っているか、自社に最適な機能があるかをチェックしてみてください。

TimeFlowの導入ステップ

導入をご検討の方は、まず無料相談をご利用ください。カスタマイズなしの主要機能のみであれば、最短即日からご利用いただけます。

無料相談はこちらから！

「テレワークに最適な打刻システムが欲しい」「勤怠データの集計が大変」「無料のカスタマイズに興味がある」などと感じたら、ぜひ一度、こちらのお問い合わせフォームからご連絡ください。

初回相談は完全無料。お問い合わせいただいた方には、実際のデモ画面も提供しています。

専任の担当者が貴社の課題をヒアリングした上で、最適なプランや必要なカスタマイズについてご提案させていただきます。

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