ドキュメントをPDF化するメリット | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

ドキュメントをPDF化するメリット

ビジネスの現場では資料のやり取りをデータで行う際、頻繁にPDFを使用します。一度作成した資料はそのまま送ればいいと感じるでしょうが、これにはそれなりの理由(メリット)があります。

まずはじめに資料の作成ですが、通常はMicrosoft Office(以下:MSO)を使用するでしょう。会社のパソコンには支給された時点でインストールされているでしょうし、対外的にやり取りする場合でも一般的です。しかし、これは文書作成ソフトにMSOを使用しているという前提に基づいた話しです。

仮にMSOではなく、別の文書作成ソフトを使用している、または、そういったソフトウェアが準備されていないパソコンではこの資料を開くことはできません。また、MSO2007では立体図形などの装飾機能が充実しており、プレゼンテーションが向上していますが、下位のバージョン(MSO2003や2000など)では装飾は認識されません。

PDFを閲覧するためのソフトウェア(ADOBE READERなど)は無料配布されています。入手が簡単でOSの垣根なく使用することができます。また、PDFは画像として文書を保存するため、MSO2007で作成した立体装飾が消えることもありません。環境依存の限りなく少ない汎用的な資料になるのです。

セキュリティ面でもメリットがあります。PDFファイルは簡単には編集できません。ADOBE ACROBATや昨日、ご紹介した「」を使用しなければならず、パソコン初心者・中級者レベルではそういったソフトウェアの存在すら知らないでしょう。改竄されたくない資料であればPDFにすることである程度、防ぐことができるのです。

とはいえ、編集ソフトがあることも事実。これを防ぐにはパスワード設定が有効です。OpenOffice.orgを例に挙げると、文書を作成した後、メニュー「ファイル > PDFとしてエクスポート」を開いてください。以下のような画面が表示され、「セキュリティー」タブを開くと「PDFドキュメントの暗号化」と「権限の制限」というふたつの設定を行うことができます。

PDFパスワード設定

前者はファイルを開く際に、後者は編集する際にパスワードの入力を求めるものです。特に後者については編集にも細かく制限をかけることができるため、改竄の危険性をある程度回避できます。

こういった設定をすることで汎用性と安全性を兼ね揃えた資料を作成することができるのです。