EXCEL(エクセル)の小技 - 初級・中級 | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

EXCEL(エクセル)の小技 – 初級・中級

誰もが毎日のように使用しているマイクロソフト社のEXCEL。世界中には様々なソフトウェアがありますが、EXCELはかなり質の高い製品だと感じています。企業としては決算書や各種レポートの作成もできてしまいますし、EXCEL内にプログラムを組み込んで自社のシステムを構築している企業も数多くあります。

しかし、今回はそれほど肩肘を張らずに日々、営業や内勤の方が資料や見積書を作成する際に頻繁に使用するであろう機能を幾つか記載したいと思います。それほど特別な内容ではないので、上級者の方には今更といった感じかもしれませんが、「そうそう」と共感だけでもしていただければ幸いです。

セル内での改行

EXCELは縦65,536/横256のセル(マス)から成り立っており、通常は改行する場合、1つ下のセルに文字を入力していきますが、資料のレイアウトの関係でセル内で改行したいと感じる時があると思います。その場合は、「Alt + Enter」をご利用ください。セル内改行ができます。

罫線の非表示

画面上で資料の実際のレイアウトを確認する場合や罫線が気になって消したいという方は、「ツール」 > 「オプション」 > 「表示」タブ > 「枠線」のチェックをはずしてください。

入力データのリスト選択

汎用的な申請用紙の作成などでは一部の項目に入力するデータが限定されており、事前にリスト化されたものを選択することが理想的になります。この入力規制とリスト化を行う場合は、「データ」 > 「入力規制」 > 「設定」タブ > 「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」にリストとなるデータを半角コンマ区切りで入力してください。

入力規制 - リスト

ウィンドウの固定

エクセルでは画面の表示倍率を小さくしても行や列がそれ以上に増えてしまうとスクロールしなければ表示されないことがあります。この時、資料の上下に見出しや項目名があるとスクロールによってそちらが見えなくなってしまうジレンマが生じます。しかし、次の方法によって見出しや項目名を固定をすることができます。まずは固定したい行列の内側にあるセルを選択し、「ウィンドウ」 > 「ウィンドウ枠の固定」をクリックしてください。

ウィンドウ枠の固定

パスワードの設定

メールで作成した資料を送信する際、セキュリティやコンプライアンスの関係でエクセルファイルそのものにパスワードをかけたいということがありますが、この時は「ファイル」 > 「名前を付けて保存」 > 「ツール」 > 「全般オプション」を選ぶと「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」を指定することができます。前者・後者共にファイルを開く際に任意のパスワードが聞かれます。

パスワード設定

今回は5つの小技をご紹介しましたが、エクセルはまだまだ多くの機能を持っているので、是非、活用してみてください。

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