グーグルドキュメント機能拡張 - 共有フォルダ | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

グーグルドキュメント機能拡張 – 共有フォルダ

グーグルドキュメントに新機能として「共有フォルダ」が加わりました。ビジネスシーンにおいてドキュメント共有は必須とも言える機能です。近年、グーグルはビジネスアプリケーションとしてのSaaSに力を入れ、セールフォースとの提携や一部上場企業に対するサービスインを発表しています。

今回の機能拡張ではフォルダ単位で共有対象者を指定できるほか、ファイルの一括アップロードが可能ということで、利便性が大きく飛躍しました。企業全体としてグーグルドキュメントを導入することにはまだまだ障害が多いでしょうが、SOHOやプロジェクト単位であれば抵抗が少なく利用できるものと思われます。

個人使用であれば自宅と職場でデータを持ち歩く必要がなくなり、グーグルドキュメントにアクセスさえすれば作業を引き続き行うことができます。

※ 操作手順についてはヘルプをご覧ください。以下、日本語での簡易操作手順になります。

操作手順

① フォルダ作成
フォルダ作成
[新規作成] – [Folder] を押下し、共有フォルダの名前を付与します。

② 共有設定
共有設定
作成したフォルダを右クリックし、[共有する] – [招待する] を押下する。

③ 招待状送信
招待状送信
「招待」欄に共有対象者のメールアドレス、件名、メッセージを記入し、「送信」を実行する。

以上の3ステップ後、共有対象者にはメールが送信され、その中に記載されたURLをクリックすることで、グーグルドキュメントの共有フォルダを開くことができます。