資料作成で気を付けておきたいこと | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

資料作成で気を付けておきたいこと

仕事上、取引先に見積書や提案書など各種資料をメールに添付して送ることがあると思います。しかし、受け手側では送られてきた資料を開くことができないといったことが多々あるのです。これは送信者側の設定の問題であり、相手のパソコン環境を考慮して資料作成を行う必要があります。

それでは何故、送られてきた資料を開くことができないのか、文書作成ソフトの王道と言えばマイクロソフトオフィス(以下:MSO)です。100%近い企業がこれを採用しており、仮にそれ以外の文書作成ソフトを使用していたとしてもMSOのデータは開けるようになっています。しかし、これは基本の話しです。

MSOの最新バージョンは2007ですが、このバージョンで作成されたデータは旧バージョンとは規格が異なり、互換性がありません。マイクロソフトではそれを補うため、プラグインを配布し、これをインストールすることで旧バージョンでも2007のデータを開けるようにしています。詳細な設定方法については「MS Office 2007 のファイルを旧バージョンで開く」で触れています。

しかし、受信者が取引先である場合、そのような煩わしい作業をさせることは失礼にあたり、ビジネスチャンスの喪失につながるかもしれません。本来、あるべき姿は送信者側で汎用的なデータ形式で管理することです。

最も簡易な方法はPDFに変換することです。アドビなどのPDFリーダーは通常、どのパソコンにもインストールされていますし、型崩れを起こすこともありません。変換にひと手間かかりますが、パソコン操作をある程度知っている方であればそれほど苦にならないはずです。

MSO 2007を利用している場合のもうひとつの方法は、保存形式を旧バージョンに標準で合わせておくことです。一度、この設定を行っておけば、二回目以降は自動的に適用されますので、覚えておいた方が良いと思います。

仮にエクセルを例に挙げると、画面左上にあるMSOアイコンをクリックし、[Excelのオプション]をクリックします。表示されたオプション画面の [保存] を開き、最上部にある [ファイルの保存形式] のドロップダウンリストから [Excel 97-2003 (*.xls)] を選択し、[OK] を押します。これでエクセルで作成した資料はすべて旧バージョンでも開ける互換性の高いファイルになります。ワードやパワーポイントなど、他のMSOアプリケーションでも設定は同じなので、必要に応じて試してください。

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