社内業務効率化の王道「グループウェア」 | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

社内業務効率化の王道「グループウェア」

最近では様々な企業で活用されているグループウェア。しかし、実際に利用してみないことには何者なのか理解するのは難しいでしょう。そして、何が業務効率化に役立っているのかまったく見えてきません。

まず、個人的な解釈に基づいてグループウェアというものを簡単に説明すると、「社内のコミュニケーションを円滑にするシステム」です。その代表的な機能としては、「メール、アドレス帳共有、スケジュール管理、会議室予約、掲示板、文書・資料共有」などが挙げられます。

グループウェアをご利用されていない企業では、メールソフトは各自のパソコンの中にインストールされ、アドレス帳も個人所有になっています。しかし、会社の資産として考えた場合に全体で共有しておくべき情報は必ず存在します。

スケジュールや会議室の管理は、手帳(紙)やパソコンの中だけで管理されていることが多く、担当営業不在時に得意先から打ち合わせの電話が入り、スケジュール確認のために折り返しの連絡になる。会議室も早い者勝ちになっているので、いつ空いているか分からないということになります。

文書・資料の共有に関しても、同一業界への同一サービスの提案であれば、以前、別の誰かが作成した資料を参考に提案書を作成することができるのですが、誰がその資料を持っているか分からない。総務部や経理部への申請をする際に申請用紙をわざわざ当該部署へ取りに行かなければならないといった手間が発生します。

こういった問題はすべてグループウェアを導入することで解決されるので、それがどれほど日常業務の効率を上げるか想像するのは容易だと思います。それに加え、製品によっては、「タイムカード、音声チャット、プロジェクト管理」など様々な機能が付加されているものもあり、最近ではインターネットを介して利用できるため、時間と場所の制限もなくなりました。

ほとんどの大企業では、このグループウェアが導入されており、高いシェアを誇っているのは「Microsoft Exchange Server」や「IBM Lotus Notes」といったところでしょうか。それ以外にも数多くの製品が存在しますが、どれもそこそこの値段がするため、中小零細企業では導入に二の足を踏んできました。しかし、海外を中心にグループウェアにもオープンソース(商用利用可能無償ソフトウェア)が登場し、日本語可も進んでいます。

お客様のご要件に応じて、オープンソースでのグループウェア構築も行っており、その場合、従来の製品に比べかなりのコスト削減を実現することができております。業務効率向上の一端を考える上で、グループウェアをご検討されてはいかがでしょうか。

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