情報共有 - メーリングリスト | Technolog.jp - ICTウェブマガジン

情報共有 – メーリングリスト

以前、情報共有の手段としてグループウェアやグーグルが無料提供するGMail Driveをご紹介しましたが、観点を変えるとその他にも幾つか存在します。その中の一つにメーリングリストがあります。

普段、皆さんが使用しているMS OutlookやOutlook Expressのアドレス帳(連絡帳)にはグループというものがあり、幾つかのメールアドレスをひとまとまりにして一括送信するという非常に便利な機能があります。しかし、このグループには大きな短所があり、企業の部門内で使用(部門に所属するスタッフ全員へ送信)する場合、一人一人が自分のパソコンにグループ設定をしなければならず、人によっては誤って関係のないメールアドレスを登録してしまうことがあります。また、組織変更などで人員配置が変わるとその都度、更新をかけなければならないので、汎用性がありません。

そこで利用されているのが、メーリングリストです。メーリングリストは管理者側で個人アドレスのグルーピングを行い、新たに一つのメールアドレスを発行します。

【例】
個人アドレス:aaa@sample.com, bbb@sample.com, ccc@sample.com
メーリングリスト:all@sample.com

こうすることで送信者は常に一つのアドレス(all@sample.com)を使用すれば、部門全体に送信することができ、煩わしい更新を意識する必要がなくなります。また、メーリングリストは事前登録されたアドレスでしか送受信できないため、外部からのスパムメール対策にもなります。

あとはこのメーリングリストの使い方次第で情報共有の幅は広がっていきます。友人、サークル、組合、ビジネスパートナー、様々な枠組みでメーリングリストを作成することで安全性のある情報共有ネットワークが構築されるのです。

情報共有の形は他にも存在しますので、また別の機会にご紹介させていただき、ご自身に合った手段をご検討いただければと思います。

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